Die übervolle Werkzeugkiste
Es gibt unzählige Ratgeber, Seminare und Workshops zum Themenkreis Zeit- und Selbstmanagement. Die meisten Führungskräfte und ihre MitarbeiterInnen haben auch schon viel ausprobiert und kommen doch irgendwie immer wieder in Stress.
Der Vergleich mit der Werkzeugkiste passt hier gut: Sie sammeln immer neue Werkzeuge, bis Sie kaum mehr wissen, was wofür gebraucht werden könnte. Den Großteil Ihres Arbeitsalltags können Sie allerdings mit ganz wenigen, einfachen Tools besser strukturieren: Genau genommen braucht es deren fünf.
Die fünf wichtigsten Tools
Da ist zum ersten der Kalender. Ob aus Papier oder elektronisch, ist reine Geschmackssache. Das zweite und dritte sind Papier und Stift, idealerweise eigene Hefte und Stifte, die richtig gut schreiben. Damit lässt sich allerhand machen, das Sie und Ihren Alltag entlastet.
Das vierte Werkzeug ist der Wecker. Er hilft Ihnen, den Tag zu strukturieren, sich nicht zu verzetteln, er erinnert Sie auch an Pausen und er schafft Freiraum für Konzentration und kreative Tätigkeiten.
Last but not least: das fünfte Werkzeug sind Sie selbst.
Selbstfürsorge
Gute Selbstorganisation steht und fällt mit guter Selbstfürsorge. Schauen Sie gut auf sich –
weil nichts funktioniert, wenn Sie nicht funktionieren. Auf sich selbst zu vergessen kann lang- und mittelfristig dazu führen, dass Sie krank werden oder ausbrennen – und dann in weiterer Folge genau das nicht machen können, für das Sie sich vorher so abrackern. Kurzfristig bedeutet es oft, schlechtere Qualität zu liefern: Der Text, den Sie todmüde am Abend noch schreiben… Mühsam, weil die Konzentration schwierig ist und damit der Text voller Fehler. Oder aber auch in Beziehungen: Sie stehen immer zur Verfügung und machen alles, sind aber unzufrieden und grantig und es kommt dauernd zu Streit.
Selbstfürsorge also, das Beste, das Sie für sich und auch für andere tun können. Wie das geht? Planen Sie fixe Zeiten ein für sich, für Dinge die Ihnen gut tun.
Ein guter Start in den Tag
Ein guter Start in den (Arbeits-)Tag ist ein wesentliches Element, das sich leicht einführen lässt. Beginnen Sie den Tag doch mit einer Pause! Als Arbeitspsychologin ist die Pause mein liebstes Instrument; meist braucht es nicht viel dazu und doch hilft sie Ihnen verlässlich dabei, neue Energie und auch neue Ideen zu bekommen.
Neben einem guten Frühstück (je nach Geschmack und eigenen Bedürfnissen) kann ein liebgewonnenes Morgenritual über Produktivität und Erfolg des ganzen Tages bestimmen. Ob Sie meditieren, eine Runde laufen, Morgenseiten schreiben oder einfach eine Station früher aus der Straßenbahn aussteigen und Ihre Stadt mit aufmerksamen Augen aufnehmen: Ein wenig Zeit für sich schon am Morgen tut Körper, Seele und Geist gut.
Die ToDo-Liste
Der Arbeitstag beginnt dann mit frischer Energie und mit der setzen Sie sich gleich an den Plan. Den haben Sie schon am Vortag vorbereitet oder Sie nehmen sich jetzt Zeit dafür.
Auf den üblichen ToDo-Listen bleibt meistens so viel unerledigt, weil da konkrete nächste Schritte neben Projekten stehen. „Müll rausbringen“ lässt sich leicht erledigen und abhaken – aber „Neue Website“? Hier müssen Sie Teilziele festlegen und konkrete nächste Schritte definieren. Für den Tagesplan nehmen Sie Ihre Projektlisten und den Kalender und planen, welche konkreten nächsten Schritte an diesem Tag zu erledigen sind. Dabei versuchen Sie, nur 60% Ihrer Zeit zu verplanen – 20% sind für Kreatives und Soziale Kontakte, weitere 20% für Unterbrechungen und Unvorhersehbares.
Der Wecker
Erst dann machen Sie Ihr Email-Programm auf, Ihre Post, alle anderen Kommunikationskanäle (spätestens jetzt werden Sie sich wünschen, dass Sie 20% Zeitpuffer gelassen hätten) – und stellen sich den Wecker für die nächste Pause: Aufstehen, sich strecken, ein Glas Wasser holen und trinken, nochmal strecken, hinsetzen und weiterarbeiten.
Was der Wecker sonst noch macht? Wenn Sie sich so gar nicht überwinden können, etwas zu tun, überlisten Sie sich damit selbst: Sie müssen nur zehn Minuten daran arbeiten (und wenn Sie dann so richtig reinkommen, dürfen Sie natürlich weitermachen). Der Wecker hilft Ihnen vor allem dann, wenn Sie „gschwind was im Internet recherchieren“ oder „nur kurz was auf meiner Facebook-Seite machen“ müssen – er hilft Ihnen dabei, nicht völlig abzudriften. Der Wecker kann Ihnen auch anzeigen, dass Sie jetzt „Parteienverkehr“ habdn und dafür das Telefon wieder einschalten. Der Wecker kann Sie daran erinnern, dass es jetzt Zeit ist für Mittagessen/ Yogastunde/ Spazierrunde. Oder schon Zeit für das Abschlussritual Ihres Arbeitstages.
Ein guter Abschluss
Hier greifen Sie wieder zum Stift: Sie notieren alles, was Sie heute erledigt haben. Schreiben Unerledigtes und neue Ideen auf die jeweilige Liste. Dann schreiben Sie noch drei/ fünf/ zehn Dinge auf, für die Sie heute dankbar sind. Auf die Sie stolz sind. Die gut waren.
Während Sie den PC herunterfahren stellen Sie sich vor, wie Sie Ihre Arbeitspersönlichkeit herunterfahren. Oder Sie gehen ganz bewusst, mit Ihrer ganzen Aufmerksamkeit, durch die Tür und lassen Ihre Arbeit hinter sich.
Zwischendurch
Sollte sich außerhalb Ihrer Arbeitszeit, so einfach zwischendurch (oder mitten in der Nacht) ein Arbeitsgedanke oder ein „Ich sollte/ muss/ könnte noch …“ einstellen, dann schreiben Sie das flugs auf die entsprechende Liste. Es ist festgehalten, Sie wissen wo Sie es finden können und somit können Sie es aus Ihrem Kopf wieder ziehen lassen.
So sind es diese fünf Werkzeuge, die Sie bei Ihrer Selbstorganisation unterstützen: ein Wecker, ein Kalender und ein Heft samt super gut schreibendem Stift – und Sie selbst.
E
in Gastbeitrag von Daniela Reiter
Mag.a Daniela Reiter ist Arbeitspsychologin und unterstützt seit über zehn Jahren mit Coaching und Moderation MitarbeiterInnen und Führungskräfte bei ihrer Selbstfürsorge & Arbeitsorganisation.
Die Autorin der Genuss-Kartensets „Die tägliche Viertelstunde für mehr Lebensbalance“ verhilft mit viel Witz, kreativen Methoden und einem liebevollen Blick aufs Ganze zu mehr Klarheit und Freude an der Arbeit. Seit 2009 leitet sie sommerliche Coaching-Wochen in Finnland für Frauen.
www.diereiter.at
daniela.reiter@diereiter.at